Vademecum kamieniarza

Wszyscy wiemy, czym jest szeroko pojęta ekologia, co to znaczy żyć ekologicznie czy prowadzić działalność w sposób przyjazny środowisku. Większość z nas wie również, jakie są konsekwencje nieprzestrzegania pewnych przepisów odnośnie ochrony środowiska, emisji zanieczyszczeń, gospodarki odpadami itp.

Przedsiębiorcy w naszym kraju są zobligowani do rejestracji w wielu różnych systemach, bazach danych, ewidencjach, związanych z ochroną środowiska. Można tu wymienić np. BDO, CRO, KOBiZE, Wydziały Ochrony Środowiska przy Urzędach Marszałkowskich, a tym samym raportowania oddziaływania na środowisko prowadzonej działalności. Zależnie od wielkości emisji, wiąże się to często z pewnymi opłatami za gospodarcze korzystanie ze środowiska. Na szczęście opłaty te nie są drakońsko wysokie. Wielu zwłaszcza mniejszych przedsiębiorców zajmujących się obróbką kamienia, szkła czy ceramiki, mieści się w limitach emisji zwalniających z opłat.

Można by się tu zastanowić, czy inwestowanie w ochronę środowiska ma sens, skoro i tak nie płacimy „kar” za zanieczyszczanie, lub są one tak niewielkie, że w bilansie firmy nie mają praktycznie znaczenia. Ponadto wszystkie ww. raporty i tak trzeba będzie składać. Otóż na to zagadnienie należałoby spojrzeć od strony ekonomicznej.

Dla przykładu czy przedsiębiorca inwestujący w panele fotowoltaiczne robi to z pobudek ekologicznych? Czy ogrzewanie firmy lub domu pompą ciepła, a nie kotłem na miał węglowy, czy nawet ekogroszek, to działanie dla redukcji emisji zanieczyszczeń? Raczej nie.

Dla zdecydowanej większości są to inwestycje przynoszące wymierne korzyści finansowe, a niejako przy okazji poprawiające wygodę prowadzenia działalności z korzyścią dla środowiska. Na własnym przykładzie mogę potwierdzić, że odpowiednio dobrana pompa ciepła wraz z instalacją fotowoltaiczną jest w stanie zimą ogrzać firmę, a latem schłodzić. Zużycie prądu przez pompy generuje koszt około 30% niższy niż sam tylko zakup ekogroszku w sezonie (dane za dwie ostatnie lekkie zimy). Przy tym instalacja nie wymaga żadnej obsługi. Ani palacza, ani kominiarza, żadnego czyszczenia, ani innych czynności, które w sezonie generują kolejne niemałe koszty.
Nie licząc już problemów związanych z angażowaniem ludzi do obsługi. Do tego własna instalacja fotowoltaiczna pracująca na zasadach prosumenckich dostarcza około 160% energii potrzebnej na eksploatację systemu grzewczego. Czyli nadwyżka 60% to dodatkowa redukcja zużycia prądu przez firmę. W sumie to koszt sezonu grzewczego wynosi 0 złotych plus dodatkowe oszczędności w rachunkach za prąd.

Oczywiście koszt instalacji systemu jest stosunkowo wysoki, jednak obecnie są dostępne różnego rodzaju pożyczki wieloletnie z oprocentowaniem 0% na tego typu inwestycje. Pomimo wysokich kosztów zakupu, uwzględniając obecną cenę energii elektrycznej, inwestycja zwróci się po 6-8 latach. Daje nam to zyskowność na poziomie 12-16% rocznie, co można uznać za wynik zadowalający, a jednocześnie pewny.
Więc czy taka inwestycja to działanie czysto ekologiczne, czy jednak ekonomiczne nastawione na redukcję kosztów, wygodę, bezpieczeństwo, czystość i porządek w firmie, a przy tym korzyść dla środowiska i nas wszystkich?

Kolejnym przykładem, i to zdecydowanie powszechniejszym i dotykającym wszystkich z branży kamieniarskiej, jest gospodarka wodą technologiczną. Zdecydowana większość firm działa, bazując na zamkniętym obiegu wody technologicznej (chłodzącej narzędzia). Co dzisiaj może być zaskakujące, jest jeszcze sporo firm pracujących na wodzie bieżącej z miejskiego wodociągu lub z własnego ujęcia. Są to oczywiście niewielkie zakłady, a przy tym działające w lokalizacjach, gdzie na razie nie ma problemu z wodą gruntową, lub woda miejska jest stosunkowo tania.

Od kilku lat słyszymy jednak o zmianach klimatu, ciepłych zimach oraz gorących i suchych okresach letnich. Co za tym idzie, coraz bardziej zaczyna brakować wody. Rzeki miewają rekordowo niskie poziomy, a w naszych studniach wody jest coraz mniej. Szczególnie początek bieżącego roku i brak opadów nie napawa optymizmem. Wszystko to sprawia, że woda na pewno będzie coraz droższa i miejmy nadzieję, że przynajmniej z dostępem do niej nie będzie problemu.

Duże firmy – we wszystkich branżach – już od kilku lat bardzo intensywnie inwestują w redukcję zużycia wody. Jest to realizowane poprzez zmianę procesu technologicznego, jednak najczęściej wiąże się z ponownym wykorzystaniem raz już zużytej wody.

W branży kamieniarskiej nie jest to nic nowego. Dla przedsiębiorców, którzy nie pracują na wodzie bieżącej, standardem są zbiorniki z wodą produkcyjną. I tu można by powiedzieć, że są „eko”, dbają o ograniczenie zużycia wody, czyli o środowisko. Woda wielokrotnie krąży przez osadniki, pozostawiając na ich dnie szlam powstający z obrabianego kamienia. Gdy zbiorniki wypełnią się szlamem, woda przestaje być zdatna do użytku przy obróbce kamienia i trzeba ją wymienić. Wymiana całej wody zgromadzonej w osadnikach to koszt, ale i często spore problemy związane z zapewnieniem odpowiedniego sprzętu, utylizacją, a także przestojem zakładu i ponownym napełnieniem często niemałych osadników.

Od dawna są też znane dedykowane dla kamieniarstwa systemy oczyszczania wody w obiegach zamkniętych – oczyszczalnie wody. W tym miejscu znowu można postawić pytanie: czy oczyszczalnia wody dla zakładu kamieniarskiego jest tylko inwestycją w ekologię i ograniczenie zużycia wody, czy może jest to inwestycja przynosząca konkretne zyski jak każda inna maszyna?

Podsumujmy jednak koszty czyszczenia osadników. Po pierwsze woda, następnie załatwienie i opłacenie beczkowozu, czasami również koparki. Ponadto wymiana wody trwa kilka godzin, produkcja w tym czasie stoi, pracownikom trzeba zapłacić, a klienci wykazują nerwowe zniecierpliwienie. Do tego doliczmy przyspieszone zużycie narzędzi oraz maszyn, często gorszą jakość obróbki, szybko zużywające się pompy oraz zatkane rurociągi. No i wspomnieć tu należy jeszcze o wszechobecnym szlamie: na maszynach, na płytach, na placu zakładowym, a podczas czyszczenia osadników również na drodze dojazdowej do zakładu. Im większy zakład, tym takie czyszczenie odbywa się częściej lub po prostu dłużej trwa. Ponadto dysponujemy coraz nowocześniejszymi maszynami, wyposażonymi w wiele czujników i precyzyjnych mechanizmów, którym brudna woda, a w szczególności szlam, zwyczajnie nie służą.

Wielkość i rodzaj oczyszczalni musi być dobrana do typu obróbki na zakładzie, wielkości zakładu oraz indywidualnych potrzeb inwestora. Nie zawsze trzeba stawiać od razu system z prasami filtracyjnymi, które podnoszą koszty inwestycji. Jeżeli instalacja jest dobrana „na miarę”, to bardzo szybko zwróci się jej zakup. Wielokrotnie klienci zestawiają cenę oczyszczalni tylko z ceną beczkowozu, który wywozi wodę ze szlamem. Jednak, gdy rzetelnie policzy się wszystkie koszty (pracownicy, ewentualna koparka, świeża woda, koszt przestoju, sprzątanie), to okaże się, że koszt jest niebagatelny.

Robiąc takie zestawienia z kilkoma klientami w różnych regionach kraju odkryliśmy, że te sumaryczne koszty są około 25%- 40% wyższe w skali miesiąca niż koszt leasingu oczyszczalni. Co już uzasadnia finansowo taką inwestycję, która, po odliczeniu kosztów eksploatacji, zwraca się przeciętnie po 3-4 latach.
Warto tu dodać, że powyższe przykłady nie uwzględniają korzyści, jakimi są spokój, zaoszczędzony czas i porządek. Przy tym jeszcze równie ważnym aspektem jest mocno zredukowana ilość odpadów, jakie wytwarza przedsiębiorca, ponieważ jedynie odwodniony (prawie suchy) osad jest odstawiany na wysypisko, a nie szlam z cenną wodą. Obecnie w większości regionów wywóz płynnych ścieków o bardzo dużej zawartości ciężkich osadów jest już prawie niemożliwy lub bardzo drogi.
Natomiast odwodniony szlam, czyli zmieloną i osuszoną skałę zawsze można legalnie i bezproblemowo zagospodarować.

Tak więc odpowiedź na pytanie, czy oczyszczalnia to inwestycja ekologiczna czy czysto biznesowa obliczona na wymierne korzyści finansowe jest oczywista: tak, zdecydowanie jest to urządzenie przynoszące zyski i to w krótkim czasie. Dodatkowo znacznie redukująca czas poświęcany przez pracowników na prace okołoprodukcyjne.

Ktoś mógłby powiedzieć, że przytoczone tu przykłady nie odnoszą się do jego firmy: dotyczą tylko dużych przedsiębiorców z zasobnym portfelem, bo wiążą się ze znacznymi inwestycjami. Ale ten sam przedsiębiorca powinien sobie odpowiedzieć na pytanie: czy za kilka lat będzie go stać na dużo droższy prąd? Czy będzie miał jak ogrzewać firmę, gdy opłaty za emisję zanieczyszczeń wzrosną i utrudnione lub niemożliwe stanie się ogrzewanie przy użyciu paliw stałych?

Czy jeżeli dotknie nas poważna susza, to jego studnia nie wyschnie, a miejskie wodociągi nie będą ograniczały dostępu do wody lub drakońsko podniosą opłaty? Czy będzie miał kto i dokąd wozić płynne szlamy poprodukcyjne? Czy będzie go stać na oddelegowanie jakże cennych pracowników do czyszczenia osadników?

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązują nowe zasady wystawiania faktur do paragonów fiskalnych.
W związku z tym warto wiedzieć, że:

• od 1.01.2020 r. w przypadku sprzedaży udokumentowanej paragonem można wystawić fakturę na rzecz podatnika VAT (dalej: przedsiębiorcy) wyłącznie, jeżeli na paragonie tym został wskazany NIP przedsiębiorcy; zatem nabywca, który jest przedsiębiorcą, jeśli zamierza w późniejszym terminie zgłosić sprzedawcy żądanie wystawienia faktury do paragonu, winien o takim zamiarze poinformować sprzedawcę, by ten na paragonie umieścił jego NIP; w przeciwnym wypadku wystawienie faktury do paragonu (bez NIP) nie będzie możliwe;

• w sytuacji, gdy podatnik dokonujący sprzedaży nie będzie miał technicznej możliwości wpisania NIP na paragonie, nabywca powinien zadeklarować w momencie dokonywania zakupu, że nabywa towar lub usługę, jako przedsiębiorca; w takiej sytuacji sprzedawca nie powinien rejestrować zakupu na kasie rejestrującej, tylko powinien od razu wystawić fakturę (wyjaśnia Ministerstwo Finansów);

• nie można ręcznie dopisać NIP na paragonie i na tej podstawie wystawić faktury;

• w przypadku stwierdzenia, że sprzedawca wystawił fakturę z naruszeniem zakazu wystawiania faktur VAT dla przedsiębiorców do sprzedaży udokumentowanej wcześniej paragonem, jeśli paragon ten nie zawiera NIP nabywcy, organ podatkowy ustala temu sprzedawcy dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze;

• w przypadku ujęcia przez nabywcę w ewidencji zakupów wystawionej dla niego (jako przedsiębiorcy) faktury dotyczącej sprzedaży potwierdzonej paragonem, który nie zawiera NIP, organ podatkowy ustala temu nabywcy dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze;

• dla klienta nie będącego przedsiębiorcą nadal można wystawić fakturę (bez numeru NIP) do paragonu, który też nie zawiera numeru NIP;

• paragony z NIP nabywcy na kwoty nieprzekraczające 450 zł (albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro) są fakturami (tzw. fakturami uproszczonymi); nabywca będący przedsiębiorcą może ująć w kosztach wydatek udokumentowany taką fakturą i odliczyć VAT;

• wyłącznie od sprzedawcy zależy, czy sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) udokumentuje „pełną” fakturą czy fakturą „uproszczoną”; w konsekwencji nabywcy nie mogą skutecznie żądać od sprzedawców, aby sprzedaż taką dokumentowali „pełnymi” fakturami;

Przy obecnym stanie prawnym pracodawcy nie mogą samodzielnie prowadzić kontroli stanu trzeźwości pracowników. Mówi o tym art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
Według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz stanowiska Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych stan nietrzeźwości pracownika zalicza się do danych dotyczących zdrowia, określonych w art. 9 ust. 1 RODO.

W związku z tym zasady, na jakich możliwe jest przeprowadzenie badania stanu trzeźwości, określa ww. ustawa. Czytamy tam, że stan trzeźwości pracowników można sprawdzać, tylko wtedy, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:

- badanie odbywa się na żądanie kierownika, osoby przez niego upoważnionej lub pracownika, co do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie stanu nietrzeźwości;
- badanie stanu trzeźwości przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policja lub staż miejska).

Zgodnie z ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, gdy kierownik lub osoba przez niego upoważniona ma uzasadnione podejrzenie, że pracownik jest w stanie nietrzeźwości, ma obowiązek niedopuszczenia takiej osoby do świadczenia pracy. W takiej sytuacji kierownik w ogóle nie musi wzywać policji, by zbadała alkomatem pracownika. Samo uzasadnione podejrzenie, że dana osoba jest pod wpływem alkoholu jest wystarczające, by nie dopuścić jej do pracy. Dlatego badanie alkomatem może być odpowiedzią zainicjowaną przez pracownika na zarzut, że jest w stanie nietrzeźwości.

Badanie alkomatem pracowników jest działaniem wyłącznie dobrowolnym ze strony pracownika i nie może być warunkiem dopuszczenia do wykonywania pracy.
Według UODO nie można traktować badania stanu trzeźwości pracowników m.in. jako:
- formy monitorowania pracy pracowników, o której mowa w art. 22 (3) § 4 Kodeksu pracy,
- działania niezbędnego dla zapewnienia ogółowi pracowników bezpiecznych lub higienicznych warunków pracy,
- usprawiedliwionego działania ze względu na uzasadniony interes pracodawcy.
Należy pamiętać, że zapewnienie bezpieczeństwa nie może nie uwzględniać prawa do prywatności i godności pracowników, a ustawa o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wyklucza wyrywkowe czy prewencyjne badania pracowników alkomatem.

Przydatne:
W przypadku uzasadnionego podejrzenia nietrzeźwości pracownika nie można go dopuścić do pracy. Wtedy pracownik może zażyczyć sobie badania alkomatem, by te podejrzenia oddalić.
Pamiętać jednak należy, że badanie może wykonać wyłącznie uprawniony organ (np. policja lub straż miejska).

Jak już wiemy z poprzedniego numeru Kuriera, epitafium i nekrolog są pojęciami, których nie należy stosować wymiennie, jako że oznaczają dwie odrębne rzeczy. Zainteresowanych epitafiami odsyłamy do wspomnianego artykułu, tymczasem w niniejszym tekście zajmiemy się nekrologami.

Podobnie jak epitafium, termin nekrolog wywodzi się z greki i składa się z dwóch członów: nekros, czyli zmarły, oraz logos - słowo. Mówiąc krótko, nekrolog to po prostu publiczna informacja o czyjejś śmierci, która zawiera pewne charakterystyczne elementy, takie jak imię i nazwisko zmarłego, data oraz miejsce zgonu, informacje o uroczystościach pogrzebowych, a także symbole lub wyrażenia identyfikujące przynależność wyznaniową nieboszczyka. Na przykład znak krzyża lub skrót śp. (o którym zresztą napisałem odrębny artykuł w jednym z poprzednich numerów Kuriera Kamieniarskiego).
Idąc tym tropem: czy wywieszony na przykościelnym słupie ogłoszeniowym afisz zawiadamiający o śmierci jednego z parafian to nekrolog? Teoretycznie tak, choć nie do końca. Wyjaśnijmy.

Technicznie rzecz ujmując, nekrolog to nazwa gatunku prasowego, który powstał na początku XIX wieku i rozpowszechnił się w jego drugiej połowie. Zazwyczaj przybiera postać notatki prasowej lub krótkiego artykułu, ale równie dobrze może się ukazać się w radiu lub telewizji. Struktura nekrologu nie jest ściśle sformalizowana, dlatego jego długość, a także szczegółowość oraz forma podanych informacji, może się różnić. Warto jednak zaznaczyć, iż nekrolog jest zawsze tekstem informacyjnym, a nie publicystycznym.

Wspomniany wcześniej afisz pełni identyczną funkcję, co nekrolog zamieszczony w gazecie. W zasadzie zawiera też te same informacje. Jednak ze względu na to, iż nie został umieszczony w mediach, tylko wywieszony w miejscu publicznym w formie plakatu, najlepiej będzie nazwać go klepsydrą. Różnica między tymi dwoma pojęciami jest na tyle niewyraźna, że często stosowane są wymiennie. Możemy przecież klepsydrę zamieścić w formie cyfrowej na internetowym portalu informacyjnym. Czy to jeszcze klepsydra, czy już nekrolog?

Podsumowując, nekrolog to gatunek prasowy informujący o czyjejś śmierci oraz towarzyszących jej uroczystościach pogrzebowych, natomiast klepsydra to afisz wywieszany na słupach ogłoszeniowych lub murach domów, który pełni tę samą funkcję co nekrolog. Pamiętajmy, aby słowa nekrolog nie używać w odniesieniu do inskrypcji nagrobnych – te pojęcia nie są w żadnym wypadku równoznaczne.

#jakubzdankowski

O błędach w interpretacji przepisów RODO napisano już bardzo dużo. Wydawać się może, że informacji o takich absurdach jest znacznie więcej niż o samym RODO. Natomiast nagminne nagłaśnianie owych absurdów w mediach wskazywane jest jako przyczyna dużej niechęci do przepisów o ochronie danych osobowych.

Na czym głównie polegają te błędy?

Nagminnym i poważnym problemem jest gromadzenie zgód na przetwarzanie danych – to swoista „zgodoza”, która obejmuje zbieranie zgód we wszystkich, bądź niemal wszystkich, celach. Strach przed karami wzbudził wśród administratorów danych przekonanie, że najważniejszą ze wszystkich przesłanek przetwarzania danych jest uzyskanie zgody.

I tak tytułem przykładu, zakład pogrzebowy zbiera zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją pogrzebu. Zakład kamieniarski zbiera zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją umowy o wykonanie konkretnych prac kamieniarskich. Uczelnie wyższe pobierają zgody na przetwarzanie danych osobowych studentów przed rozpoczęciem roku akademickiego. W aplikacjach o pracę żąda się wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata. Hitem natomiast jest uzależnianie wystawienia faktury, dla osoby fizycznej, od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Wszystkie te działania nie wymagają uzyskania zgód na przetwarzanie danych, ponieważ są skutkiem realizacji działań wynikających z innych podstaw prawnych.

Wymienione sytuacje to tylko przykłady i można byłoby podawać kolejne bez końca. Ale skupmy się na konsekwencjach zbierania zgód.

Przede wszystkim wyrażenie zgody jest oświadczeniem woli, a więc zawsze można zgodę wycofać – informacja o możliwości wycofania zgody powinna zostać ujęta w odpowiedniej klauzuli informacyjnej – to skutkuje nietrwałością takiej zgody. Uzyskując zgodę na przetwarzanie danych osobowych do wystawienia faktury i informując o prawie do wycofania tej zgody administrator przekazuje więc informację nieprawdziwą.

Załóżmy hipotetyczną sytuację: klient wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu wystawienia faktury i chwilę po wystawieniu faktury tę zgodę wycofuje. Co ma zrobić wystawca faktury? Faktura musi być wystawiona i przechowywana przez odpowiedni okres, ale na fakturze znajdują się dane, na przetwarzanie których wystawca zgody nie ma. Dlatego do wystawienia faktury, która jest wymagana innymi przepisami prawa, nie trzeba mieć zgody na przetwarzanie danych osobowych.

W bardzo trudnej sytuacji znalazłaby się uczelnia, która pobrała zgodę na przetwarzanie danych osobowych od kandydata na studenta, gdyby zgoda owa zostałaby odwołana przez przyszłego studenta w momencie, gdy pomyślnie przeszedł proces rekrutacji. Dlatego nabór do placówek kształcenia nie wymaga udzielania zgody na przetwarzanie danych osobowych i jest to przy okazji uregulowane w przepisach oświatowych.

O przetwarzaniu danych osobowych osób zmarłych wspominałem już w poprzednim artykule: ich dane nie podlegają ochronie z tytułu RODO. Dane osób zamawiających usługę, które będą wymienione na zamówieniu usługi, umowie dotyczącej ceremonii i na fakturze nie wymagają uzyskania zgody, jeśli są przetwarzane wyłącznie na potrzeby zamówionej usługi. Podobnie jest z zamówieniami i umowami dotyczącymi prac kamieniarskich – czy będzie to podłoga, blat, łazienka czy nagrobek nie ma potrzeby uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów realizacji tego zamówienia (umowy) i jej rozliczenia (faktury). Warunek jest oczywiście taki, że dane zostały zebrane tylko w tym celu – w celu realizacji umowy. Chcąc zachować dane klienta w celu informowania go o nowych produktach, promocjach czy telefonowania w celach innych niż związane z umową, należy zgodę uzyskać.

Nie ma również potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów na pracowników. Jednak dotyczy to tylko sytuacji, gdy firma prowadzi rekrutację pracowników, np. publikując w mediach ogłoszenie o rekrutacji na konkretne stanowisko pracy. Dodatkowym obostrzeniem jest fakt, że po skończonej rekrutacji dokumenty złożone przez kandydatów powinny być zniszczone lub zwrócone kandydatom – dane pracownika przyjętego do pracy są przetwarzane w innych celach, a w przypadku osób nieprzyjętych do pracy zakończenie rekrutacji niweluje cel, w jakim dane zostały pobrane i przetwarzane.

Dopuszczalne jest przechowywanie danych zebranych w procesie rekrutacji przez okres 3 lat w przypadku uzasadnionego podejrzenia żądania roszczenia ze strony kandydata, gdy może dojść do podważenia decyzji o wyborze konkretnej osoby na dane stanowisko – zakres kompetencji wynikający z przedstawionych dokumentów i będący podstawą do wyboru zatrudnionego pracownika będzie dowodem w ewentualnej sprawie sądowej, jaką może wnieść osoba, która uzna, że jej podanie o prace zostało niesłusznie odrzucone.

Tak na marginesie: wiele zgód wyrażanych na dokumentach aplikacyjnych potencjalnych pracowników powołuje się na nieaktualne już przepisy ustawy dotyczącej ochrony danych osobowych z 1997 roku. Dlatego jeśli już chcemy gromadzić takie CV „na wszelki wypadek”, to zadbajmy o to, by zgody były wyrażone w powołaniu na właściwe przepisy.

Gromadzenie i przetwarzanie danych może być wykonywane tylko w jasno określonym celu. Gdy cel ten ustaje, przetwarzanie danych powinno zostać zakończone (dane powinny zostać skasowane). Dane, które zostały powierzone na potrzeby realizacji umowy, muszą być skasowane po zakończeniu realizacji tej umowy. Okres przetwarzania może być przedłużony o czas obowiązywania gwarancji, rękojmi lub dochodzenia roszczeń.

Kiedy jednak podejmujemy decyzję o pobraniu zgody na przetwarzanie danych osobowych warto pamiętać o jeszcze jednym fakcie. Gromadzenie danych mimo cofnięcia zgody jest dopuszczalne, o ile dojdziemy do wniosku, że podstawą przetwarzania danych osobowych jest inna przesłanka legalizująca ich gromadzenie. Jednak z zasady przesłanka ta musi być wskazana już w momencie pobierania danych, bo w przeciwnym przypadku możliwe jest przyjęcie, że dane gromadzone były z naruszeniem art. 13 ust. 2 lit. b RODO, który nakłada obowiązek poinformowania o prawie do usunięcia danych. I w tym momencie dochodzimy do wniosku, że praca wykonana w związku ze zbieraniem zgód – choćby w przytoczonych wyżej przykładach – została wykonana niepotrzebnie, a czas i energia temu poświęcone zmarnowane.

Pamiętajmy więc: w większości przypadków przetwarzanie danych osobowych odbywa się w oparciu o obowiązek wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub w zakresie niezbędnym do realizacji umów. Oznacza to, że uzyskanie zgody na ich przetwarzanie nie w każdym przypadku jest konieczne.